Destrucción fiscal: Cómo hacerla paso a paso

La destrucción fiscal es un proceso esencial para las empresas que buscan depurar su registro, eliminar activos obsoletos o destruir artículos de su inventario que ya no tienen valor fiscal o comercial. Es una práctica clave para mantener una contabilidad limpia y que también permite a las empresas beneficiarse de deducciones fiscales al seguir los pasos correctos. 

Realizar una destrucción fiscal incorrectamente puede resultar en sanciones o problemas con el SAT. 

¿Cómo se realiza la destrucción fiscal paso a paso?

1. Identificación de bienes a destruir: El primer paso es determinar cuáles bienes, documentos o inventarios deben ser destruidos. Es crucial que estos ya no tengan utilidad ni valor comercial para la empresa.

2. Elaboración de un inventario detallado: Antes de proceder con la destrucción, debes elaborar un inventario minucioso de los bienes que serán destruidos. Este documento debe incluir:

   • Descripción del bien.

   • Cantidad.

   • Valor en libros.

   • Razón de la destrucción.

3. Notificación al SAT: La empresa debe notificar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) su intención de realizar la destrucción fiscal con al menos 30 días de anticipación. La notificación debe incluir:

   • Inventario de los bienes a destruir.

   • Fecha, lugar y hora de la destrucción.

   • Información sobre la empresa encargada de la destrucción (si aplica).

4. Programar la destrucción: Una vez notificado el SAT, programa la destrucción de los bienes en la fecha y lugar especificados en la notificación. Asegúrate de que este proceso se realice en presencia de un testigo, preferiblemente un fedatario público o un representante del SAT.

5. Documentación del proceso: Durante la destrucción, es importante que se documente todo el proceso. Puedes hacerlo mediante:

   • Fotografías.

   • Videos.

   • Actas notariales.

6. Obtención del certificado de destrucción: Si contrataste a una empresa especializada en destrucción, asegúrate de obtener un certificado de destrucción que detalle la eliminación de los bienes. Este documento es crucial para respaldar la deducción fiscal.

7. Registro contable de la destrucción: Una vez realizada la destrucción, debes registrar la baja de los bienes en la contabilidad de la empresa, reflejando la deducción correspondiente.

8. Conservación de la documentación: Guarda toda la documentación relacionada con el proceso de destrucción fiscal, incluyendo:

   • Inventario.

   • Notificación al SAT.

   • Certificado de destrucción.

   • Evidencia fotográfica o en video.

   • Actas notariales (si aplica).

Esta documentación es esencial en caso de futuras auditorías por parte del SAT.

¿Qué errores comunes se deben evitar en la destrucción fiscal?

Al realizar una destrucción fiscal, es crucial evitar errores que puedan llevar a la anulación de la deducción o a sanciones. Algunos de los errores más comunes incluyen:

• No notificar al SAT con la anticipación requerida: Si no se cumple con el plazo de 30 días, la deducción podría ser rechazada.

• No elaborar un inventario detallado: La falta de un inventario preciso puede dificultar la justificación de la destrucción ante el SAT.

• No documentar adecuadamente la destrucción: Sin evidencia fotográfica, en video o sin un certificado de destrucción, será difícil respaldar el proceso en caso de una auditoría.

¿Cuándo es el momento ideal para realizar la destrucción fiscal?

La destrucción fiscal es recomendable cuando:

• Los bienes han perdido su valor comercial: Productos obsoletos, dañados o que ya no tienen demanda.

• El costo de almacenamiento supera el valor de los bienes: Mantener bienes sin valor puede generar costos innecesarios para la empresa.

• Documentos han cumplido con su ciclo de vida útil: Papeles que ya no son necesarios para la operación de la empresa.

Preguntas frecuentes

A continuación, se responden algunas de las preguntas más comunes sobre la destrucción fiscal en México para aclarar cualquier duda que puedas tener sobre este proceso.

1. ¿Es obligatorio notificar al SAT antes de realizar una destrucción fiscal?

Sí, es obligatorio notificar al SAT al menos 30 días antes de realizar la destrucción fiscal. Esta notificación debe incluir detalles sobre los bienes a destruir, la fecha, el lugar y la hora de la destrucción. Si no se cumple con este requisito, la empresa podría perder el derecho a deducir los bienes destruidos de sus impuestos.

2. ¿Qué tipo de bienes pueden someterse a la destrucción fiscal?

Se pueden someter a la destrucción fiscal aquellos bienes que han perdido su valor comercial o que ya no son útiles para la empresa, como inventarios obsoletos, productos defectuosos, o documentación que ya no tiene relevancia fiscal o legal.

3. ¿Necesito contratar a una empresa especializada para realizar la destrucción fiscal?

Sí, es obligatorio. Al contratar a una empresa especializada en destrucción de bienes garantiza que el proceso se realice conforme a las normativas legales y medioambientales. Estas empresas suelen proporcionar un certificado de destrucción, que es un documento clave para respaldar la deducción fiscal.4. ¿Qué documentación debo conservar después de realizar la destrucción fiscal?

Debes conservar toda la documentación relacionada con el proceso, incluyendo:

• El inventario de los bienes destruidos.

• La notificación enviada al SAT.

• Evidencia fotográfica o en video de la destrucción.

• El certificado de destrucción emitido por la empresa (si aplica).

• Actas notariales o cualquier otro documento que respalde el proceso.

Esta documentación es esencial en caso de que el SAT requiera una auditoría o verificación del proceso.

5. ¿Qué sucede si no sigo correctamente el proceso de destrucción fiscal?

Si no sigues el proceso de destrucción fiscal conforme a lo estipulado por la ley, podrías enfrentar varias consecuencias, como:

• La imposibilidad de deducir los bienes destruidos en tu declaración fiscal.

• Sanciones o multas por parte del SAT.

• Complicaciones en futuras auditorías fiscales.

Es por esto que es fundamental seguir cada paso del proceso al pie de la letra.

6. ¿Puedo realizar la destrucción fiscal en cualquier momento del año?

Sí, puedes realizar la destrucción fiscal en cualquier momento del año, siempre y cuando sigas el procedimiento adecuado, incluyendo la notificación al SAT con 30 días de anticipación. Sin embargo, es importante planificar la destrucción en función de las necesidades operativas y fiscales de tu empresa.

7. ¿Cómo afecta la destrucción fiscal a mi declaración de impuestos?

La destrucción fiscal permite deducir el valor de los bienes destruidos de la base gravable de tu empresa, lo que puede reducir el monto de los impuestos a pagar. No obstante, es crucial que el proceso se realice de manera correcta para que esta deducción sea aceptada por el SAT.