El control de registros e inventarios con la destrucción fiscal: cumplimiento, orden y deducibilidad

En toda empresa que maneja inventario —ya sea de productos terminados, materias primas, insumos o mercancía obsoleta— llega el momento en que debe tomar decisiones sobre aquellos bienes que han perdido valor económico, están dañados o ya no pueden comercializarse. 

Ante esta situación, existe una herramienta clave que permite depurar los almacenes sin consecuencias fiscales negativas: la destrucción fiscal.

Pero para que esta medida sea válida ante la autoridad, no basta con tirar el producto o sacarlo del almacén. Es imprescindible contar con registros precisos, evidencias documentales y un procedimiento que respete la normativa. 

El control de inventarios y el seguimiento detallado de estos movimientos no solo facilitan la deducción fiscal, sino que también protegen a la empresa frente a auditorías.

¿Qué es la destrucción fiscal y cómo ayuda a limpiar inventarios obsoletos?

La destrucción fiscal es un mecanismo reconocido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que permite eliminar bienes sin valor comercial y deducirlos como pérdida en el ejercicio fiscal correspondiente. Este procedimiento, si se realiza correctamente, no solo optimiza el espacio operativo, sino que también tiene impacto en la eficiencia general de la empresa.

Puedes conocer más sobre este enfoque en el artículo sobre cómo la destrucción fiscal puede mejorar la eficiencia de tu empresa.

¿Por qué es importante la trazabilidad de los productos que serán destruidos?

Para que el SAT acepte la deducción de los bienes destruidos, es necesario acreditar el seguimiento del producto desde su ingreso hasta su eliminación. Esto implica:

• Registro contable del inventario.

• Evidencia de movimiento físico.

• Justificación del motivo de destrucción.

• Coincidencia documental y operativa entre los sistemas.

Sin trazabilidad, el SAT puede rechazar la deducción por falta de sustancia económica.

¿Cómo preparar el aviso al SAT para destruir mercancías?

Uno de los pasos obligatorios es notificar al SAT con al menos 30 días naturales de anticipación. Este aviso debe contener:

• Descripción detallada de los productos.

• Método de destrucción.

• Fecha, lugar y empresa responsable del proceso.

• Constancia del ofrecimiento en donación (si aplica).

Si tienes dudas sobre cómo cumplir este paso, puedes consultar la guía sobre cuándo se presenta el aviso en el SAT de destrucción de mercancías en México.

¿Qué errores se deben evitar al hacer destrucción fiscal?

Hay errores comunes que pueden derivar en multas o pérdida de deducibilidad, como:

• Realizar destrucción sin notificar al SAT.

• No conservar el acta o el comprobante de destrucción.

• No incluir los productos en el inventario contable.

• Usar empresas no certificadas para el proceso.

Para evitar estos problemas, es útil revisar este artículo sobre errores comunes en la destrucción fiscal y cómo evitarlos.

¿Cómo afecta la destrucción fiscal a la contabilidad y deducciones?

Una destrucción bien documentada impacta positivamente en el resultado fiscal, ya que:

• Permite deducir pérdidas por obsolescencia o deterioro.

• Mejora el registro contable del inventario.

• Alinea la contabilidad con la realidad física del almacén.

• Reduce riesgos durante auditorías o revisiones electrónicas.

El SAT considera deducible toda pérdida justificada y documentada según lo establecido en las disposiciones fiscales.

¿Cómo influye la destrucción fiscal en la estrategia de fin de año?

Muchas empresas planifican su destrucción fiscal en el último trimestre del año para ajustar su carga tributaria y preparar los cierres contables. Para hacerlo de forma correcta, es importante:

• Revisar existencias obsoletas o sin rotación.

• Determinar el valor contable de cada bien.

• Estimar el impacto fiscal y contable.

• Coordinar con proveedores certificados.

Aquí puedes ver una guía para planificar la destrucción fiscal de fin de año.

¿Cómo implementar un inventario físico confiable antes de destruir?

Antes de realizar una destrucción fiscal, es indispensable tener un inventario actualizado y confiable. Esto incluye:

• Conteo físico con evidencia fotográfica.

• Verificación cruzada con los sistemas de control interno.

• Clasificación por estado y antigüedad.

Puedes seguir esta checklist para un inventario físico efectivo y evitar errores críticos en esta etapa.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir la pérdida de un producto si no lo tenía registrado?

No. El SAT exige que el bien haya estado inventariado y debidamente documentado. De lo contrario, no es deducible.

¿Qué tan importante es la documentación en una destrucción fiscal?

Es clave. Sin el aviso al SAT, acta, constancia de ofrecimiento y comprobante de destrucción, no podrás deducir los bienes y podrías recibir sanciones.

¿Qué pasa si destruyo productos sin usar una empresa certificada?

Además del riesgo ambiental, perderás la deducción fiscal, ya que el proceso no cumplirá con la legalidad requerida.

¿La destrucción fiscal sirve solo para productos caducos?

No. También aplica para productos dañados, discontinuados, con empaques rotos, sin código vigente o con regulaciones nuevas que impidan su comercialización.

¿Cómo ayuda la destrucción fiscal a mi empresa?

Además de liberar espacio y reducir riesgos sanitarios, optimiza el costo fiscal, mejora la eficiencia operativa y respalda un enfoque estratégico de cumplimiento.